いつの間にか使っていたという感じのPDFですがWEBでは常識になっています。
PDFというのはportable document formatの略で「持ち運べる文書の形式」という意味です。
最近のパソコンは購入したときからワードやエクセルがインストールされている場合が多いのですが、もちろんソフトを持っていない人もいます。メールなどでは添付ファイルにワード形式の書類を送る人もいると思いますが、あくまで送る相手がワードを持っていることが前提になります。持っていなければ当然ファイルを開くことができません。
アドビ社が開発したPDFではOSに関わらず共通フォーマットとして開発し、無料で閲覧ソフト アドビ・リーダーを配布しています。WEBで文書をダウンロードするとほとんとPDFになっており、それをアドビ・リーダーで読み込みます。拡大・縮小も自由自在で文字もきれいなままです。印刷することもできます。ファイルサイズも元のファイルよりも小さくなることが多く、ネット上での配布も短時間でダウンロード可能。
ただ一般の人はPDF作成ソフトを持っていない人が多いので、メールではいまだにワードで作成したファイルを添付している訳です。PDF作成ソフトは本家アドビ社のソフトだとすべての機能を持っているので少し高いのですが、機能を限定したソフトなら安価です。
sourcenextのいきなりPDFなど数千円で購入可能です。使い方も簡単でただ印刷するだけです。PDF作成ソフトをインストールするとプリンタ名の中にそのドライバが選択できるようになります。そのドライバを選択して印刷するだけ、あと保存するためにファイル名を入力してPDFファイルのできあがりです。これをWEBにアップロードしたり、メールで添付するだけでずいぶん便利になります。是非おためしください。