J's memory

Gmail使いこなし2回目はラベル機能とフィルター機能の使い方を覚え、メールを整理整頓する。
ラベル機能は今までのメールソフトにはない機能です。今までのメールソフトではフォルダを作成してメールを分類していました。ラベルは付箋をベタベタ貼っていくようなイメージ。メリットはひとつのメールに複数のラベルのつけることができるので、一つのメールをいろいろな角度から分類できること。ラベルの数に制限はないので何個でもラベルを貼ることができる。

ラベル機能

すでにたくさんのメールがGmail上にあるとする。既存のメールにもラベルをつけて整理整頓することにしよう。

ラベルの作り方

設定＞ラベルを選択して、新しいラベルを作成して［作成ボタン］を押すだけ。

ラベルのつけかた

1. 検索をかけて一気にラベルをつける。
2. ドラッグ＆ドローで一気にラベルをつける。

ラベルの管理

1. ラベルの数が多くなれば、非表示・表示の切り替えができる。
2. 重要なラベル順に並び替える。
3. 色をつけて区別する。全体の色とフォントの色を別々につけることができる。
   など工夫するとメールが整理できすっきりする。

フィルター機能

次にすることはフィルター機能である。いちいち手動でラベルをつけるなんてずっとできない。フィルターで分類して自動でラベルをつける。住友信託銀行からのメールにラベルを自動的につけるフィルターを作ってみよう。

フィルタの作り方

設定＞フィルターをクリックして一番下の［新しいフィルターを作成する］とクリックする

フィルター条件を指定して該当するメールを一覧表示させる。

フィルタテストにより該当するメールを一覧表示させて、次のステップに進む。

自動的にラベルをつけたり、メールを転送するなどのアクションを指定する。
今までのメールにも適用させたい場合は［このフィルターを下記の◯件のスレッドにも適用する］にチェックを入れる。

フィルターの利用

1. ある特定の人からのメールに特定のラベルをつける
2. メールを自動転送する。重要なメールを携帯とかに転送する。転送先は20個まで。20個を超えそうなときは同じ転送先ならOR検索により条件を組み合わせれば転送先のフィルターを減らすことができる。
3. 英語のメールが不要な場合はキーワードに lang:enなるフィルタを作成し、削除すると指定すると英語のメールはすべてゴミ箱に直行する。中国語のzh　韓国語はkoなので適宜付け加えるとよい。